Zu Beginn der Hochzeitsplanung stellt sich immer auch die Frage: mit wie vielen Gästen möchten wir feiern? Die Erstellung der Gästeliste ist für manche eine Geduldsprobe.
Zu diesem Thema muss ich etwas weiter ausholen… denn hier spielt auch das Budget eine Rolle. Die Bewirtung der Gäste (also Location und Essen, Getränke) machen rund 50% oder mehr des Gesamtbudgets aus. Wenn man beim Budget keinen allzu großen Puffer hat, muss man sehr gut planen um alle Wünsche umsetzen zu können.
Die Rechnung ist eigentlich ganz einfach: wer viel Wert auf eine gehobenere Location legt, muss auch mehr pro Kopf einkalkulieren. Eine Möglichkeit wäre dann, die Gästeliste kleiner zu halten. Andernfalls muss man vielleicht bei der Location und beim Essen Abstriche machen. Es ist leider ein Hochzeits-Teufelskreis…
Wichtig ist sich zuerst klar zu werden, was man möchte. Dazu beantwortet euch folgende Fragen:
1. In welcher Preisklasse soll die Location liegen? Bei der Bewirtung kann es Preisspannen von 50-150€ oder mehr pro Gast geben. On Top kommt je nach Angebot noch die Hochzeitstorte und vielleicht sogar ein separater Sektempfang.
2. Wie weit ziehen wir den Kreis? Beginnen wir mit dem engsten Kreis: Eltern, Großeltern, Geschwister und deren Partner/Kinder, engste Familienmitglieder (z.B. Paten), beste/engste Freunde (oft auch als Trauzeugen). Weiter geht es mit diesen Personenkreisen: entfernte Verwandte, Cousins, gute Bekannte, enge Kollegen.
3. Ohne wen können wir uns unsere Hochzeit auf keinen Fall vorstellen? Hier notiert euch die Lieblingsmenschen, die auf jeden Fall auf die Gästeliste kommen.
4. Wie wählen wir aus den verschiedenen Kreisen unsere Gäste aus? Hier empfehle ich, auch wenn es hart klingt, zu notieren, wie viel Kontakt man in den letzten 1-2 Jahren tatsächlich mit den einzelnen Personen hatte. Sehr oft: dann ein klares ja! Gelegentlich: abwägen, wie nah man sich persönlich steht und wie wichtig euch diese Person ist. Selten: Das wären dann eher Kandidaten für die Backup-Gästeliste.
5. Welche Dienstleister bleiben zum Essen? Die Dienstleister, die euch den ganzen Tag begleiten, sollten auch in die Bewirtung mit einbezogen werden (z.B. Foto- und Videograf, DJ, Zeremonienmeister und manchmal auch Pfarrer oder Trauredner). Viele Locations bieten ein etwas abgespecktes/günstigeres Menü dafür an.
6. Teilen wir die Gäste auf? Ihr könnt natürlich eure Gäste etwas aufteilen. Zum Beispiel: ein Teil der Gäste kommt nur zur Zeremonie und Sektempfang, und die anderen Gäste bleiben zur Feier. Hier wäre es am geschicktesten, wenn der Sektempfang von der eigentlichen Location räumlich getrennt wäre. Wenn möglich vor der Kirche/Standesamt/Trauort. Die restliche Hochzeitsgesellschaft geht danach zur Location, in der die Feier stattfinden soll. So kommen weniger Missverständnisse auf.
7. Machen wir einen Polterabend oder eine After Wedding Party für die nicht geladenen Gäste? Je nachdem, wie groß der Personenkreis um euch ist, könnt ihr auch so eure Gästezahl am Hochzeitstag entzerren. Das ist eine von vielen Möglichkeiten, doch allen Gästen eine kleine Freude zu machen, auch wenn sie es nicht auf die Hauptgästeliste schaffen.
Wer diese Fragen klären konnte, hat einen wichtigen Grundstein für die weitere Planungsphase gelegt. Denn wenn die Anzahl der Gäste feststeht, kann man auf die Suche nach der passenden Location gehen, in der dann auch alle Gäste genug Platz haben.
In den nächsten Blogbeiträgen werde ich dann auf die anknüpfenden Themen eingehen wie:
· Sitzordnung
· Die Rolle der Treuzeugen
· Geschenkewünsche an eure Gäste mitteilen
· Alles, damit sich eure Gäste rundum wohl fühlen
· Gastgeschenke
· Feiern mit Kindern
· Gäste Entertainment
und noch viel mehr Themen…
Ich wünsche euch viel Erfolg für euer Gästemanagement!
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